Prowadząc własną firmę wiele osób zastanawia się kto jest odpowiedzialny za księgowość w firmie? Na pewno powierzenie tychże zadań biurowi rachunkowego jest rozwiązaniem możliwie najbezpieczniejszym dla przedsiębiorców, których firma wymaga bardziej skomplikowanych rozliczeń. Przyjrzyjmy się nieco bliżej temu rozwiązaniu.
Minimalizacja ryzyka pod pewnymi warunkami
Gdy powierzymy księgowość biurowi rachunkowego, a więc firmie, która prowadzi działalność gospodarczą właśnie w zakresie księgowości, wybieramy rozwiązanie najbardziej bezpieczne dla przedsiębiorców. Szczególnie chodzi o przedsiębiorców, których działalność wymaga skomplikowanych stosunkowo rozliczeń, a więc istnieje ryzyko popełnienia sporych błędów. może to być prowadzenie KPiR, rozliczenia pracowników czy też rozliczania VAT. Tak naprawdę to przedsiębiorca zawsze ponosi odpowiedzialność za rozliczenia prawidłowe. Jednak w takim właśnie modelu ma możliwość ściągnięcia odszkodowania od rachunkowego biura w przypadku odprowadzenia publicznoprawnych należności w sposób nieprawidłowy. Odszkodowawcza odpowiedzialność z takiego tytułu powstaje, gdy dany przedsiębiorca ponosi koszty dodatkowe. Mowa tutaj o nieprawidłowym obliczeniu wysokości podatki czy też przesłaniu deklaracji do konkretnej instytucji. O fakcie tym w bardzo dużej mierze może decydować umowa o świadczeniu księgowej usługi z konkretnym biurem. W związku z tym, gdy nawiązujemy współpracę powinniśmy się dokładnie przyjrzeć umowie. Takowa umowa powinna w sposób jasny oraz precyzyjny określać cały zakres obowiązków. W praktyce oznacza to nic innego jak to, że przedsiębiorca domagać się może odszkodowania, gdy dopełnił obowiązków swoich w sposób należyty. Umowa powinna także wskazywać ubezpieczyciela, z którym dane biuro rachunkowe zawarło stosowną umowę. Bardzo ważna jest także wysokość sumy ubezpieczenia. Przepisy na biura rachunkowe nakładają obowiązek wykupienia polisy na kwotę określoną. Jednak oczywiście może to być kwota znacznie wyższa. Pamiętajmy, aby zwrócić na to uwagę.
Rozwiązanie dla większych firm – zatrudnienie księgowego
Zatrudnienie w swojej firmie pracownika na stanowisku księgowego oznacza zwykle znacznie wyższe koszty, niż regularne korzystanie z usług rachunkowego biura. Takowe rozwiązanie wiąże się z ukształtowaniem odmiennych tak zwanej odpowiedzialności odszkodowawczej, która jest zależna od tego, czy jest to osoba zatrudniona na umowę o pracę czy też na podstawie umowy zlecenie. Jednak niezależnie od umowy, takowy pracownik wcale nie musi dysponować ani certyfikatem księgowym wydanym przez Ministra Finansów ani też posiadać OC. Dlaczego? Takowe warunki dotyczą jedynie osób, które prowadzą usługowo księgowość. Księgowy, który pracuje na podstawie umowy zlecenie przedsiębiorcy daje w teorii identyczne opcje związane z odszkodowaniem, jak rachunkowe biuro. Jednak w praktyce, jeśli nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, to nie musi dysponować polisą OC, co oznacza, że dochodzenie praw swoich w urzędzie jest na pewno znajdzie trudniejsze. Powyżej zawarte uwagi, które dotuczą treści umowy z konkretnym biurem rachunkowym warto także zastosować przy spisaniu umowy zlecenie ze swoim księgowym. Co więcej odpowiedzialność odszkodowawcza księgowego, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest identyczna, jak odpowiedzialność innych pracowników. Według zasady ogólnej, ogranicza się ona do równowartości wynagrodzenia trzymiesięcznego. Wyjątkiem jeśli chodzi o tę zasadę jest uchybienie umyślne, ale w praktyce takowy czyn może być do udowodnienia bardzo trudny. Księgowy, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę może także dysponować polisą OC, którą dla niego wykupić może sam pracodawca.
Najwyższe ryzyko – prowadzenie samodzielne księgowości
Na pewno samodzielne prowadzenie księgowości swojej firmy ma taką zaletę, że pozwoli nam na zaoszczędzenie sporej kwoty, którą musielibyśmy wydać na usługę księgową. Takowe rozwiązanie jednak ma pewne minusy, które są związane z dopełnieniem wszelkich formalności, o które dbać należy w sposób samodzielny. Może to się wiązać ze znacznie wyższym ryzykiem popełniania błędów oraz ponoszenie ich wszelkich konsekwencji, bez możliwości domagania się o odszkodowania jakiegokolwiek. Jak może się łatwo domyślić, im rozliczenia są bardziej skomplikowane, tym ryzyko popełnienia błędów jest większe. Musimy się liczyć z poważnymi konsekwencjami. W związku z tym prowadzenie samodzielne księgowości nie będzie rozwiązaniem dobrym dla firm, które prowadzą rozliczenia skomplikowane oraz rozliczają VAT, a na dodatek zatrudniają pracowników na umowę o pracę. Warto zastanowić się nad powyższym. Wybierzmy jedną z trzech opcji. Powinna to być decyzja przemyślana oraz także dokładnie przeanalizowana. Najlepiej wypisać sobie dla każdej opcji plusy i minusy i podjąć ostateczną decyzję. Na pewno wszelkie powyższe informacje okażą się przydatne. Zawsze z tyłu głowy miejmy odpowiedzialność prawną za księgowość.
